[Mentoring] Bài 3: Ứng dụng Mentoring vào tổ chức, doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả

Năm 2015 tôi được tham gia một chương trình huấn luyện về mentoring/coaching, thực sự giai đoạn đó thuật ngữ “mentoring” với tôi chẳng có chút ấn tượng, toàn bộ chương trình đào tạo dài ngày đấy như cực hình đối với tôi. Đó là chương trình đào tạo thay đổi tư duy lãnh đạo quốc tế ứng dụng mentoring và coaching.

Lúc đấy tôi vẫn một niềm tin, muốn đội ngũ phát triển chỉ có lôi nhau vào đào tạo (training), từ đào tạo theo lý thuyết truyền thống đến training on jobs (trực tiếp trên công việc) hay thi thoảng cũng có sử dụng gamification (ứng dụng game) trong đào tạo. Tôi cho rằng đây là cách tốt nhất để nâng cao năng lực đội nhóm.

Quên bẽng đi một thời gian, đến năm 2017 trong một workshop ngắn, tôi lại nghe diễn giả chia sẻ về mentoring và cách thức nó thay đổi tổ chức ra sao, lần này tôi lại rất quan tâm và nghe thấm (có thể 2 năm với nhiều nỗi đau trong vận hành doanh nghiệp) đã cho tôi thêm những góc nhìn mới. Tôi tò mò và tìm hiểu nhiều hơn về mentoring qua sách, tài liệu và các workshop nhỏ (giai đoạn này tại VN vẫn chưa có nhiều chương trình về mentoring). Tôi bắt đầu quan sát, ứng dụng những gì đọc được, nghe được vào tổ chức…và phản biện với chính mình. Tại giai đoạn này tôi đang là giám đốc chi nhánh miền trung công ty CPTM PAN (đơn vị thuộc tập đoàn The Pan Group) quản lý 9 tỉnh miền trung và một số tỉnh phía bắc. Lúc này, tôi lãnh đạo đội ngũ 9 nhân sự (3 sales, 3 kỹ thuật, 1 nhiệm vụ kho bãi và vận chuyển và 1 kế toán hỗ trợ + 1 nhân viên quản lý kho hàng). Tôi bắt đầu ghi nhận lại những trải nghiệm của mình về mentoring, để kiểm chứng kết quả một cách khách quan, tôi cũng nhận mentor miễn phí cho 02 doanh nghiệp, một làm về cơ khí chế tạo và doanh nghiệp kia làm về giáo dục (tôi chỉ nhận mentor cho đội sales và phòng kinh doanh). Thực tế, là vì tôi tự tin nhất trong mảng này và đây cũng là chuyên môn chính của tôi.

Năm 2018, lần đầu tiên tổ chức JCI (Junior Chamber international) liên đoàn lãnh đạo và doanh nhân trẻ thế giới tổ chức seminar training về JCI-Mentoring tại Đà Nẵng, và đây định mệnh thay đổi cuộc đời tôi về Mentoring (mentor – mentee), hành trình cố vấn, dẫn dắt…Cách mà JCI dùng mentoring để lãnh đạo, quản trị, vận hành tổ chức có tuổi đời hơn 100 năm với hơn 125 quốc gia (thành viên) trên thế giới. Một cánh cửa mới, một cơ hội mới mở ra trong tôi, wow ! và tôi đã làm phó chủ tịch và phó chủ tịch đối ngoại của JCI Đà Nẵng trong 2 năm 2019-2020, sau đó tôi bắt đầu với vai trò cố vấn (mentor) cho nhiều chương trình của JCI từ năm 2020 đến nay, bao gồm: 9Train, Sông Hàn CEO Summit, Learning Circle, CYE (Creative young Entreprenuer)….

Từ 2019 đến nay, tôi bắt tay vào xây dựng hệ sinh thái khởi nghiệp và và đồng hành trong vai trò cố vấn khởi nghiệp cho nhiều tổ chức/ tỉnh thành trên cả nước: Quảng Nam, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Kontum, Lâm Đồng, Quy Nhơn, Huế, Quảng Bình, Nghệ An, Hà Tĩnh, Hải Phòng, Sơn La, Lào Cai…Đồng hành cùng SVF (Startup Việt Nam Foundation), VSMA (Viet Nam Startup Mentors Alliance), Trường ĐH Nguyễn Tất Thành, ĐH Ngoại Thương Hà Nội, Chương trình SBC (Social Business Creative) Đại Học Hec Montreal Canada, ĐH Đông Á Đà Nẵng, Chương trình khởi nghiệp trẻ – Học viện Tài chính, chương trình Co4Growth,…

Tại BQTraining chúng tôi cũng phát triển một chương trình cố vấn phát triển doanh nghiệp từ 2020 đến nay, E-Hybrid Mentoring vinh dự là chương trình được cộng đồng khởi nghiệp, doanh nghiệp SMEs lựa chọn đồng hành trong suốt 5 năm qua, với hơn 35 doanh nghiệp, starup đã trải qua chương trình (có doanh nghiệp đồng hành 6 tháng, 9 tháng, nhưng cũng có doanh nghiệp đồng hành tới hơn 3 năm) và giờ đây vẫn tiếp tục tái sử dụng chương trình từ E-Hybrid mentoring đem lại. Một số casestudy tại Việt Nam chúng tôi đã tạo tác động thông qua chương trình cố vấn:

1. Công ty CP nghiên cứu và phát triển sợi Eco (Ecosoi) – Hà Nội: https://ecosoi.com/
2. Công ty TNHH Triết Minh – Trimico – Quảng Nam: https://trimico.vn/
3. Công ty TNHH Sake toàn cầu – Bà Rịa -Vũng Tàu: https://saketoancau.com/
4. Công ty TNHH Thực phẩm Mẹ Mít  Hội An: https://ngucocmemit.com/
5. HTX Nông Nghiệp An Toàn Tâm Sen – Quảng Bình: https://www.heothaoduochevi.com/
6. Công ty TNHH Thực phẩm  chay Long Hoa – Quảng Nam: https://hatnemraucu.com/
7. Công ty Cổ phần dệt may 29-3 Đà Nẵng: https://hachiba.com.vn/
8. ……..

Họ không chỉ thay đổi tổ chức, quy mô nhân sự, cách thức vận hành mà còn thay đổi cả mô hình kinh doanh, doanh số, cách tiếp cận và khai thác thị trường, tìm ra thị trường mới, thay đổi cách thức bán hàng và marketing…Vậy đâu là giải pháp cho những thay đổi đó -> chính là Mentoring

Ở bài 1 và bài 2 chúng ta làm rõ nguồn gốc mentoring và những gì mentee (người được cố vấn) nhận được (nếu bạn chưa đọc, hãy đọc) để có góc nhìn, cảm nhận trọn vẹn về tinh thần, văn hóa mentoring. Vậy làm thế nào để xây dựng và phát triển văn hóa mentoring trong tổ chức, doanh nghiệp…cùng tôi tìm hiểu sau đây:

1.Xác định rõ tư duy nền tảng: Mentoring là văn hóa – không chỉ là chương trình

Đừng bắt đầu bằng cách “tạo ra chương trình” – hãy bắt đầu bằng tư duy văn hóa:
“Ở đây, người đi trước luôn sẵn sàng giúp người đi sau phát triển.”

Tìm kiềm một Champion trong tổ chức – Người sẵn sàng cho đi vô điều kiện

Mentoring là hành trình khai phóng, chứ không phải một chương trình đào tạo nên nó sẽ là một phong cách lãnh đạo – phong cách làm việc – phong cách phát triển người.

Trong cuốn sách Dẫn dắt sự thay đổi – tác giả John P.Kotter có đề cập quy trình 8 bước cho sự thay đổi, bước số 1 “tạo cảm giác cấp bách”, nếu lãnh đạo không xây dựng được văn hóa này trong tổ chức thì mọi thay đổi đều là vô nghĩa (độ trì trệ của văn hóa cũ sẽ sớm kéo mọi thay đổi trở nên vô ích)

2. Xây nền từ 3 trụ cột văn hóa mentoring

3. Quy trình 6 bước để xây dựng văn hóa Mentoring trong tổ chức

Bước 1: Gieo tư duy Mentoring – từ người lãnh đạo

• Lãnh đạo cấp cao phải là người đầu tiên làm mentor (hoặc được mentoring).
• Chia sẻ câu chuyện mentoring của chính mình, hoặc “success case” về nhân sự được cố vấn.
• Đưa mentoring vào giá trị cốt lõi hoặc sứ mệnh tổ chức (VD: “Chúng tôi phát triển người bằng cố vấn nội bộ”).

(Hiện nay, có rất nhiều chương trình đào tạo Mentoring tại Việt Nam và thế giới bạn có thể theo học. Tại BQTraining chúng tôi có chương trình X-Mentor: nhân bản cố vấn, chương trình kéo dài nhiều tháng và học viên sẽ được trang bị tinh thần, văn hóa, tư duy, kỹ năng, công cụ mentoring và đặc biệt được thực hành mentoring và có đội ngũ mentor/Shadow mentor của BQTraining đồng hành đưa văn hóa mentoring vào tổ chức)

Bước 2: Thiết kế chương trình Mentoring có cấu trúc

• Mục tiêu rõ (giữ người, phát triển lãnh đạo, nâng hiệu suất…)
• Quy trình: Xây dựng chương trình, ghép cặp Mentor – Mentee → Kick-off → Gặp định kỳ → Theo dõi → Đánh giá.
• Có tài liệu hướng dẫn, khung năng lực mentor, checklist buổi mentoring…(Bộ khung này cũng được BQTraining tư vấn cho doanh nghiệp xây dựng cho phù hợp với văn hóa và ngành nghề anh chị đang kinh doanh)

Bước 3: Đào tạo và huấn luyện mentor – mentee

• Train The Mentor: cách lắng nghe – đặt câu hỏi – định hướng – đồng hành.
• Train The Mentee: chủ động – cam kết – phản tư – hành động.
• Hay nhất vẫn là lãnh đạo doanh nghiệp sau khi lĩnh hội được tinh thần mentoring hãy triển khai các chương trình đào tạo nội bộ cho tổ chức của mình
• Trường hợp anh/chị chưa làm được thì BQTraining và tôi có thể đồng hành cùng anh chị trong triển khai

Bước 4: Đo lường – phản hồi – liên tục cải tiến

• Đặt KPI mềm và cứng cho mentoring:
• Tỷ lệ hoàn thành buổi mentoring
• Mức độ hài lòng mentee dành cho chương trình và mentor
• Kết quả công việc của mentee
• Mức độ hài lòng của mentor dành cho chương trình và mentee
• Sự thay đổi tích cực ở mentee (đo lường bằng cách nào)
• Có báo cáo định kỳ để chia sẻ thành quả mentoring.

Bước 5: Lan tỏa & nhân rộng

• Ghi nhận mentor có những đóng góp tích cực, xuất sắc trong chương trình
• Tổ chức các buổi “seminar mentoring” chia sẻ case study.
• Ghi nhận mentee có những thay đổi lớn, tích cực
• Khuyến khích mentee trở thành mentor sau 1 năm → tạo vòng tròn lan tỏa.

Bước 6: Đóng gói và nâng cấp

• Đóng gói thành bộ tài liệu chung của tổ chức/Công ty để lưu trữ
• Nâng cấp nếu có thay đổi theo lộ trình phát triển của doanh nghiệp

4. Cách lồng ghép mentoring vào hệ thống hiện có của doanh nghiệp

5. Mô hình đề xuất: 3 lớp mentoring trong tổ chức

Tác giả: Mentor Nguyễn Bão QuốcFounder & CEO BQ Training

Thành viên Hội đồng Cố vấn Khởi nghiệp ĐMST Quốc gia (VSMA)

#nguyenbaoquoc #bqtraining #mentoring #startupmentor #khoinghiepdoimoisangtao

Bài 1: Vì sao bạn cần một cố vấn (mentor)? Mentoring là gì?

Bài 2: Nguồn gốc Mentoring? Mentor họ là ai?