[Mentoring] BÀI 5. Quản lý một chương trình Mentoring

Bạn muốn xây dựng một đội ngũ kế cận chủ động, sáng tạo và sẵn sàng bứt phá?
Bạn kỳ vọng tạo ra văn hóa học hỏi liên tục trong nội bộ mà không phải phụ thuộc 100% vào chuyên gia bên ngoài?

Vậy thì đã đến lúc bạn nghiêm túc xem mentoring không chỉ là “trào lưu”, mà là một chiến lược phát triển con người có thể mang lại tăng trưởng thực sự – nếu được triển khai đúng cách.

Tuy nhiên, để một chương trình mentoring không bị “treo” sau vài buổi gặp gỡ hoặc rơi vào kiểu “hỏi chuyện xã giao rồi thôi”, Ban tổ chức cần vận hành nó như một dự án chiến lược – có cấu trúc, có kế hoạch, có kỹ thuật và đo lường rõ ràng.

Bài viết sau đây sẽ chỉ ra:

Làm sao để thiết kế thời gian, thời lượng và lộ trình mentoring phù hợp với SMEs/startup?

Những kỹ thuật nào giúp mentoring thật sự tạo chuyển hóa, chứ không chỉ là buổi trò chuyện “cho vui”?

Và vai trò của người tổ chức – không chỉ là “gắn cặp” mentor–mentee, mà là thiết kế trải nghiệm học tập sâu sắc từ chính nội lực doanh nghiệp.

Nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp, HR lead hoặc trưởng nhóm phát triển nhân sự – bài viết này sẽ là “bản đồ vận hành mentoring” bạn không thể bỏ qua.

Để xây dựng một hoạt động Mentoring chúng ta cần 03 nhóm đối tượng:

Ban tổ chức: Người xây dựng và điều phối chương trình mentoring

Mentor: Những cố vấn đồng hành cùng chương trình

Mentee: Những người được cố vấn để phát triển

Thành công của một hoạt động mentoring phụ thuộc rất lớn vào tính cam kết và sự chuyên nghiệp của cả 3, trình tự một hoạt động mentoring có thể được xây dựng như sau:

1.Thời gian diễn ra chương trình mentoring.

Tùy vào mục đích cụ thể của tổ chức, doanh nghiệp, ban tổ chức cần xác định rõ ràng, thời lượng tổng thể của chương trình

Ngắn hạn (1–3 tháng): Thường áp dụng trong sự kiện, cuộc thi, chương trình hỗ trợ khởi nghiệp giai đoạn đầu.

Trung hạn (4–6 tháng): Phù hợp với doanh nghiệp muốn phát triển năng lực lãnh đạo cấp trung, mentee có mục tiêu rõ ràng.

Dài hạn (6–12 tháng): Định hình văn hóa mentoring trong tổ chức, tạo chuyển hóa thực sự, một sự thay đổi đáng kể nào đó. Vd như: Số hóa doanh nghiệp, chuyển đổi số, xây dựng doanh nghiệp theo hướng ESG…

Lâu hơn nữa: Có thể dự trù nguồn nhân lực cho các vị trí quan trọng trong công ty, phát triển một dự án mới..

Công ty Sake toàn cầu – giải nhất chương trình Khởi nghiệp Quốc gia năm 2024 (mentee năm 2021)

2.Tần suất và lịch mentoring.

Tôi có cơ hội tham gia rất nhiều hoạt động mentoring ở các tổ chức Việt Nam và quốc tế trong 5 năm qua như: VSMA, SVF, SBC – Hec Montreal, IOM, Great, hay hoạt động mentoring ở các trường Đại học: ĐH Ngoại thương, Nguyễn Tất Thành, Đông Á, Học viện tài chính,…Hay các chương trình phát triển tài năng kinh doanh trẻ từ: JCI, SIB,…Theo quan sát của cá nhân tôi, tùy theo điều kiện BTC, văn hóa quốc gia hay văn hóa vùng miền mà thời lượng mentoring sẽ diễn ra tầm 60 phút – 150 phút. Nhưng để có công thức chung thì chúng ta có thể thống nhất với nhau:

Tối thiểu 2 tuần/buổi, mỗi buổi 60–120 phút.

Mentoring định kỳ: Có lịch cố định, dễ theo dõi.

Mentoring theo tiến độ dự án: Linh hoạt hơn nhưng khó kiểm soát nếu không có điều phối.

3.Các yếu tố/kỹ thuật cần thiết để chương trình mentoring thành công

3.1. Chọn đúng mentor và mentee

Có tiêu chí rõ ràng (tư duy, kinh nghiệm, khả năng lắng nghe…)

Phỏng vấn hoặc đánh giá sơ bộ trước khi ghép cặp (Xây dựng form tuyển dụng mentor – mentee), có buổi gặp trao đổi để thấu hiểu động lực tham gia chương trình của cả 2.

3.2. Ghép cặp hợp lý

Có thể dùng bảng “Mentoring Matching”: dựa trên mục tiêu, tính cách, chuyên môn, mong đợi, lợi thế đặc biệt…

Nên có phiên “làm quen” thử 1–2 buổi rồi xác nhận chính thức

Ký vào bảng cam kết về quyền và nghĩa vụ của mentor – mentee

3.3. Thiết kế khung chương trình rõ ràng

Có bản đồ lộ trình mentoring (roadmap) 3 giai đoạn:
Khởi động – Phát triển – Tổng kết

Cung cấp sổ tay/hướng dẫn cho mentor & mentee (nhiệm vụ, mục tiêu, phương pháp)

4.Kỹ thuật hỗ trợ mentor & mentee

Kỹ thuật đặt câu hỏi khai phóng (Trong chương trình độc quyền cố vấn phát triển doanh nghiệp E-hybrid Mentoring của BQTraining, chúng tôi nghiên cứu và xây dựng bộ câu hỏi giúp các doanh nhân/mentor dễ dàng xác định được câu hỏi trọng tâm để khơi gợi giải pháp cần thiết cho sự phát triển doanh nghiệp của mình).

GROW Model, HEART, M.E.N.T.O.R framework… (M.E.N.T.O.R – Là công thức được phát triển bởi tôi Nguyễn Bão Quốc)

Tổ chức các buổi huấn luyện mentor (Train the Mentor program)

Hướng dẫn cách ghi nhật ký mentoring, đánh giá kết quả sau từng buổi (xây dựng form riêng theo từng doanh nghiệp)

5.Theo dõi & hỗ trợ liên tục

Cần có người điều phối (Mentoring Program Coordinator) và người hỗ trợ để theo dõi hoạt động mentoring. Mentoring thường diễn ra trong thời gian dài, tâm lý mentor-mentee thường ưu tiên cho công việc và những ưu tiên gấp trong cuộc sống nên nếu không có người điều phối hoặc ban hỗ trợ thì dễ bị mất lửa hoặc lạc hướng sau thời gian chương trình được tổ ch

Tổ chức:

Nhóm hỗ trợ mentor

Nhóm thảo luận mentee

Giữa kỳ: khảo sát đánh giá mức độ gắn kết

6.Tổng kết – Đo lường – Tôn vinh

Tổ chức buổi tổng kết chia sẻ kết quả, buổi chia sẻ làm sao có thể gợi lại ký ức từng buổi mentoring để khơi gợi cảm xúc cho cả mentor-mentee, có thể là video khoảnh khắc, những cảm nhận, chia sẻ từ mentor, mentee, những bài viết chia sẻ hoặc tâm thư mà mentee muốn gửi gắm…

Vinh danh mentor tiêu biểu – mentee nỗ lực: việc này rất quan trọng, cần làm nghiêm túc, trang trọng…thì sự ghi nhận cho những mùa mentoring tiếp theo mới ý nghĩa

Lấy feedback để cải tiến chương trình sau: Chất lượng phản hồi sẽ là kết quả đầu vào để BTC tiếp tục hành trình cho những mùa tiếp theo, yêu cầu các câu hỏi khảo sát cần thực tế và thực tiễn, được nghiên cứu chỉnh chu.

7. Mẫu timeline gợi ý (cho chương trình 6 tháng – 2 buổi/tháng)

Tác giả: Mentor Nguyễn Bão Quốc

Founder & CEO BQTraining

Thành viên Hội đồng Cố vấn Khởi nghiệp ĐMST Quốc gia – VSMA